Posta con il proprio dominio, documenti condivisi, calendario, videoriunioni: sia Microsoft 365 sia Google Workspace offrono tutto questo. La scelta dipende soprattutto da come lavorano le persone in azienda.
Quando conviene Microsoft 365
- Si usano molto Word ed Excel in versione desktop, con macro, modelli complessi o file scambiati con clienti che usano Office.
- C’è un server Windows o un gestionale che si integra con Outlook ed Excel.
- Si vuole gestire PC e utenti in modo centralizzato, con criteri di sicurezza sui dispositivi.
- Si usa già Teams o lo usano i clienti principali.
Quando conviene Google Workspace
- Il lavoro si svolge soprattutto nel browser, con documenti modificati in contemporanea da più persone.
- Il team usa molti dispositivi diversi, anche Mac e Chromebook.
- Non servono funzioni avanzate di Excel o integrazioni con programmi installati sui PC.
Cosa conta davvero
Più della piattaforma conta come viene impostata: account personali e non condivisi, autenticazione a due fattori, cartelle condivise organizzate per reparto o cliente, permessi chiari, un backup separato e una procedura per gli ingressi e le uscite del personale. Una piattaforma ottima configurata male resta un rischio.
E se si vuole cambiare?
La migrazione da una piattaforma all’altra, o da una vecchia casella IMAP a una delle due, è un lavoro che si pianifica: si spostano posta, calendari, contatti e documenti, e il passaggio vero si fa di solito in un fine settimana.
Domande frequenti
Si può tenere lo stesso indirizzo email cambiando piattaforma?
Sì, gli indirizzi restano quelli del vostro dominio: cambiano solo le impostazioni DNS.
Serve comunque un backup?
Sì, per entrambe: il servizio è affidabile, ma cancellazioni, errori e ransomware sincronizzati non sono coperti dalla piattaforma.
